Das kleine 1×1 der Geschäftsprozesse

Der Start in ein neues Jahr wird oftmals mit guten Vorsätzen, Fokus auf das Neue und viel Optimismus eingeläutet. Wir bei Deloitte Digital finden das richtig gut! Es ja heißt nicht umsonst „Neues Jahr – Neues Glück“.

Es herrscht allgemeiner Konsens darüber, dass jeder/jede selbst seines/ihres Glückes Schmid ist. – Könnte man meinen, ja/nein/vielleicht? Deloitte Digital hilft deinem Glück gerne ein bisschen auf die Sprünge.

Von unseren Kundinnen und Kunden hören wir oftmals: „Unsere Prozesse sind kompliziert und veraltet; Wir als Unternehmen funktionieren anders, etc…“. Diese Einstellung gefährdet in den meisten Fällen den Erfolg des Projektes maßgeblich und führt langfristig zu viel Frust und Unzufriedenheit in den Teams. Unser Tipp für 2022: Einfacher denken, auf neue Lösungen einlassen und auch manchmal Altbewährtes zurücklassen und verbessern.

Geschäftsprozessmanagement

Deshalb stellen wir in diesem neuen Deloitte Digital Impulse! Beitrag das kleine 1×1 der Geschäftsprozesse vor. Das heißt wir zeigen dir, was überhaupt Geschäftsprozesse sind und unterstreichen ihre Bedeutung und Wichtigkeit. Zudem lernst du neue Automatisierungstools kennen, die dir dabei helfen, Ineffizienzen und Herausforderungen im Daily Business zu überwinden.

Anfang 2021 haben wir dir bereits ein effizientes Werkzeug in der modernen Unternehmensführung vorgestellt – das Business Process Engineering kurz BPR. Als BPR definiert sich der neue Ansatz, alle bestehenden Geschäftsprozesse und -aktivitäten neu zu bewerten.

Auch im Jahr 2022 hat dieses Thema nach wie vor große Relevanz. Rund zwei Drittel unserer Kundinnen und Kunden möchte am liebsten Prozesse und Wertschöpfungsketten komplett neu ausrichten und setzen daher auf das Re-Engineering von Abläufen und Regeln. Das Neudenken von internen und externen Abläufen soll dabei in den meisten Fällen immer auch die Möglichkeiten der Automatisierung in Betracht ziehen.

Zunächst aber starten wir mit den Grundlagen und beantworten zunächst folgende Fragen.

Was ist ein Geschäftsprozess?

Ganz einfach ausgedrückt ist ein Geschäftsprozess eine Reihe von Schritten, die unternommen werden, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen. Das Ziel kann darin bestehen, ein Produkt zu liefern, Kundenanfragen zu bearbeiten, neue Mitarbeiter einzustellen, Rechnungen zu bezahlen oder ein ähnlicher Vorgang.

Damit ein Geschäftsprozess abgeschlossen werden kann, sind in der Regel mehrere Personen beteiligt. Der Prozess kann in einzelne Teilaufgaben unterteilt werden und jede Aufgabe wird in der Regel einer bestimmten Ressource zugewiesen. Jeder Schritt oder jede Ressource, die für den Abschluss benötigt wird, gilt als Input. Das Endergebnis ist der Output.

Historisch betrachtet geht die Definition des Geschäftsprozesses auf den Ökonomen Adam Smith und in das Jahr 1776 zurück. Seitdem hat sich dieses Konzept kontinuierlich weiterentwickelt und steht im Mittelpunkt vieler wissenschaftlicher Studien in der Managementlehre.

Mit Hilfe technologischer Lösungen müssen Geschäftsprozesse nicht mehr manuell durchgeführt werden. Die Automatisierung hat zu einer Verringerung der Fehlerquote, zu einer Erhöhung der Geschwindigkeit und zu einer einfacheren Verwaltung und Messung von Geschäftsprozessen geführt.

Warum sind Geschäftsprozesse so wichtig?

Geschäftsprozesse tragen dazu bei, dass Ressourcen so effizient wie möglich eingesetzt werden. Geschäftsprozesse straffen die Aktivitäten und erhöhen die Effizienz. Darüber hinaus wird die Zufriedenheit von Kunden und Kundinnen sowie Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen durch Geschäftsprozesse und deren Ausführung beeinflusst.

Was sind die Vorteile von Geschäftsprozessen?

Jede Tätigkeit, die Eingaben in aufeinander folgenden Schritten erfordert, um ein Ergebnis zu erzielen, ist ein Prozess. Das Leben ist voller Prozesse, aber im Geschäftsleben wirkt sich das Monitoring und die Verwaltung solcher Aktivitäten auf den wirtschaftlichen Erfolg eines Unternehmens erheblich aus.

Lebenszyklus eines Geschäftsprozesses

Unabhängig davon in welcher Phase ein Unternehmen steht, können folgende Schritte zur Erstellung eines Geschäftsprozesses angewendet werden. Die folgenden sieben Schritte können als Fahrplan für Kunden und Kundinnen, internen Teams sowie dem C-Level dienen, um ein klares Verständnis zu schaffen, was von dem Unternehmen erwartet werden kann.

1. Zielsetzung: Definiere den Zweck des Prozesses klar. Antworten auf folgende Fragen können dabei Hilfe leisten: Wie kann ich den Erfolg messen? Warum ist dieser Prozess für unsere allgemeinen Unternehmensziele wichtig?
2. Prozessabbildung: Skizziere den Prozess. Du kannst dies von Hand tun oder mit Hilfe eines Tools (z.B. draw.io) ein Flussdiagramm erstellen. Dies ist wie eine Blaupause, die jede Aufgabe entlang des Prozesses detailliert beschreibt.
3. Zuweisung: Zuweisung der Tätigkeit an Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen entsprechend ihren Fähigkeiten.
4. Test: Vor der abteilungs- oder unternehmensweiten Einführung des Prozesses sollte dieser vorab in kleinem Rahmen getestet werden, um sicherzustellen, dass die gewünschten Ergebnisse erzielt werden.
5. Implementierung: Nachdem erfolgreich getestet wurde, kann der Prozess großräumig implementiert werden. Dabei sollten alle Beteiligten über die notwendigen Mittel verfügen, um ihre Aufgaben zu erfüllen.
6. Monitoring: Die Ergebnisse müssen kontinuierlich überwacht werden, um sicherzustellen, dass der Prozess optimiert ist. Im Idealfall wird die Prozesshistorie gesichert. Mit einer Automatisierungssoftware ist dies bereits Teil der Lösung, da der Prozess definiert und im System gespeichert ist. Die gesamte Prozesshistorie ist unveränderbar.
7. Wiederholung: Wenn der Prozess die beabsichtigten Ergebnisse liefert, kann dieser ins Unendliche wiederholt werden. Automatisierungslösungen sind in der Lage, Prozesse ohne menschliches Eingreifen auszuführen, dank der Automatisierung von Roboterprozessen und künstlicher Intelligenz.

Welche Arten von Geschäftsprozessen gibt es?

Geschäftsprozesse gibt es in verschiedenen Formen und Größen, je nach ihrem Verwendungszweck. Bei der Gestaltung und Optimierung von Prozessen kann es hilfreich sein, sie in ihren Kategorien zu betrachten.

• Operativer Prozess

Operative Prozesse (Kerngeschäftsprozesse) sind diejenigen, die den Kunden und dem Unternehmen selbst einen direkten Nutzen bringen. Sie sind die Prozesse, die direkt zu Einnahmen führen. Beispiele hierfür sind die Produktherstellung, die Auftragsabwicklung und die Auslieferung der Produkte an die Kundinnen und Kunden.

• Unterstützender Prozess

Kerngeschäftsprozesse werden selten isoliert abgeschlossen. Unterstützende Prozesse tragen dazu bei, dass die operativen Prozesse wie geplant durchgeführt werden. Diese Art von Prozessen findet in folgenden Abteilungen statt: Buchhaltung, Call Center, Vertrieb, Personalwesen, Marketing und technischer Support.

• Management-Prozess

Zwischen den Ebenen der unterstützenden und operativen Prozesse gibt es Managementprozesse, die sicherstellen, dass die Regeln und Verfahren eingehalten werden. Diese Prozesse überwachen, messen und berichten. Dazu gehören Dinge wie: Budgetierung und Governance.

Verbesserung eines Geschäftsprozesses

Die Geschäftsprozessverbesserung zielt darauf ab, effizientere Geschäftsprozesse durch drastische Maßnahmen im Gegensatz zu inkrementellen, kleinen Schritten zu entwickeln. Sie umfasst die Abbildung von Prozessen und den Einsatz von IT-Fachwissen (oder Automatisierungslösungen), die auf die Unternehmensziele abgestimmt sind.

Nach der Durchführung einer Analyse der aktuellen Geschäftsprozesse kann ein Business Process Reengineering (BPR) eingeleitet werden, um die Prozesse vollständig zu überarbeiten. Dabei handelt es sich um einen Top-down-Ansatz für organisationsweite Veränderungen, die auf eine Optimierung abzielen. Dein Wissen über BPR kannst du in diesem Deloitte Digital Impulse! Beitrag vertiefen.

Was gibt es noch zu sagen?

Organisationen auf der ganzen Welt verfügen über eine Reihe von Geschäftsprozessen. Geschäftsprozesse ermöglichen es, Inputs in Outputs umzuwandeln, den Kunden und Kundinnen einen Mehrwert bieten und Einnahmen generieren.

Da du nun weißt, wie man die Frage “Was ist ein Geschäftsprozess?” beantwortet, solltest du dich im nächsten Schritt eingehender damit befassen, wie Automatisierungslösungen eingesetzt werden können, um Geschäftsprozesse zu optimieren.

Das Gute – Du musst das nicht alleine machen. Wir helfen dir gerne dabei, deinen Prozessen einen Frühjahrsputz zu verpassen. Lass uns gerne bei einem kostenlosen Beratungsgespräch darüber sprechen!

Elisa Kerschbaumer

Senior Consultant, Digital Customer Experience